Model Sistem Informasi Akuntansi

Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut beberapa sumber :

“Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.” (Fauziah Fauzian, Accounting Information System P.2 :2000)

“Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama managemen).” (Steven A. Moscove, accounting Information System  P.6 :1981)

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru. Jadi, pada suatu waktu, terdapat berbagai generasi sistem di berbagai perusahaan yang berbeda, bahkan bisa sama-sama ada dalam sebuah perusahaan. Akuntan yang modern perlu membiasakan diri dengan berbagai fitur operasional semua pendekatan SIA yang mungkin akan dihadapinya. Didalam SIA model sistem informasi terdapat lima model yakni :

1.   Model proses manual

2.  Model sistem file datar

3.  Model sistem basis data

4.  Model sistem REA

5. Model sistem ERP

MODEL PROSES MANUAL

Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri dari berbagai kegiatan ,sumber daya dan personal fisik yang merupakan ciri banyak  proses bisnis. Ini meliputi  berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengadaan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta  penempatan pesanan ke pemasok.

Tetapi ada baiknya mempelajari proses manual sebelum belajar menguasai sistem berbasis komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu pembentukan hubungan yang penting antara  mata kuliah SIA dengan mata kuliah akuntansi  lainnya. Mata kuliah SIA sering kali merupakan salah satu mata kuliah akuntansi yang memungkinkan mahasiswa melihat asal data, cara pengumpulannya dan bagaimana serta dimana informasi digunakan  untuk mendukung operasi harian. Dengan mempelajari arus informasi, berbagai pekerjaan  utama serta penggunaan  catatan akuntansi tradisional dalam pemprosesan  akuntansi, fokus mahasiswa dibentuk menjadi perspektif proses bisnis.

Kedua, logika proses bisnis lebih mudah dipahami jika tidak tersembunyi dibalik teknologi informasi yang dibutuhkan untuk memicu dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, pengadaan, serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem informasi. Contohnya pemberitahuan pengiriman yang mengimformasikan  proses penagihan untuk suatu produk  yang dikirimkan, melayani tujuan ini meskipun diproduksi  atau diproses secara manual atau elektronik. Setelah mahasiswa mempelajari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, mereka akan lebih mempelari berbagai cara yang berbeda dan lebih baik untuk melakukan berbagai  pekerjaan ini melelui teknologi Terakhir, prosedur manual menfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervisi, verifikasi indenpenden, jejak audit, serta pengendalian akses. Oleh karena sifat manusia terdapat dalam inti berbagai isu pengendalian internal, maka arti penting dari aspek sistem informasi jangan sampai terlupakan.

MODEL SISTEM FILE DATAR

Pendekatan file datar seringkali dihubungkan dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang diimplementasikan  paada akhir tahun 1960  hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan digantikan dengan sistem manajemen data basis modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi sistem warisan.

Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya  sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.

Ketika banyak pengguna membutuhkan data yang sama untuk berbagai tujuan  yang berbeda, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Figur 1 menggambarkan bagaimana data penjualan ke pelanggan dapat disajikan  ke tiga pengguna yang berbeda  pada perusahaan ritel barang-barang yang tahan lama (durable goods). Fungsi akuntan membutuhkan data penjualan ke pelanggan yang diatur berdasarkan nomor rekeningnya dan dibentuk untuk menunjukkan saldo yang belum dibayar. Ini digunakan untuk penagihan ke pelanggan, penelusuran piutang usaha, serta pembuatan laporan keuangan. Fungsi pemasaran membutuhakan data  sejarah penjualan ke pelanggan  yang diatur berdasarkan demografinya. Fungsi ini menggunakan data tersebut untuk menargetkan promosi produk baru dan untuk menjual   upgrade produk. Kelompok perbaikan produk  membutuhkan data penjualan  ke pelanggan yang diatur berdasarkan  produk dan dibentuk untuk  tanggal perbaikan  yang dijadwalkan. Informasi semacam itu digunakan untuk membuat kontrak purnajual dengan pelanggan untuk menjadwalkan pemeliharaan, pencegahan, serta untuk menawarkan penjualan perjanjian  perbaikan.

MODEL SISTEM BASIS DATA

Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data (database model) untuk manajemen data. Figur 2 menggambarkan bagaimana pendapatan ini memusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama  yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Jika data perusahaan berada dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui system manajemen basis data (database management system-DBMS). DBMS adalah peranti lunak system khusus  yang di program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya. Program dari pengguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan menvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak. Jelas bahwa prosedur perusahaan untuk memberikan otoritas ke para pengguna adalah masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangankan oleh auditor.

Perbedaan yang paling utama antara model basis data dengan model file datar adalah pengumpulan data ke dalam sebuah basis data bersama yang digunakan oleh semua pengguna di perusahaan. Dengan akses ke domain penuh entitas data, berbagai perubahan dalam kebutuhan informasi pengguna dapat dipuaskan tanpa harus mendapatkan rangkaian data khusus tambahan. Para pengguna hanya  dibatasi oleh keterbatasan data yang tersedia untuk  entitas tersebut serta  legitimasi kebutuhannya, untuk mengakses data tersebut. Dengan berbagi data, berbagai masalah tradisional berikut ini yang berkaitan dengan pendekatan file datar mungkin dapat diatasi.

Eliminasi Redundansi Data

Tiap elemen data hanya disimpan sekali, hingga meniadakan redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanannya.

 Pembaruan Tunggal

Oleh karena tiap elemen data hanya ada di satu tempat, maka elemen tersebut hanya membutuhkan prosedur pembaruan tunggal. Hal ini mengurangi waktu dan biaya untuk menjaga basis data tetap baru.

 Nilai Terkini

Satu perubahan pada suatu atribut basis data secara otomatis disediakan bagi semua pengguna atribut tersebut.

File datar dan system basis data awal disebut sebagai system tradisional (traditional system). Dalam konteks ini, istilah “tradisional” berarti bahwa aplikasi system  informasi peusahaan (berbagai programnya) berfungsi secara indenpenden dari satu sama lain, bukan terintegrasi menjadi suatu kesatuan, system manajemen basis data awal didesain untuk berantar muka secara langsung dengan berbagai program file datar yang ada.

MODEL SISTEM REA

REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources (sumber daya), events (kegiatan), dan agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan penggunaan data transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system informasi akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi.

Model REA diusulkan pada tahun 1982 sebagai model teoritis untuk akuntansi. Kemajuan dalam teknologi basis data telah berfokus pada ketertarikan yang baru pada REA sebagai alternatif   praktis untuk kerangka kerja akuntansi yang klasik. Berbagai elemen utama dari model REA diringkas sebagai berikut ini:

 Sumber Daya

Sumber daya (resource) ekonomi adalah berbagai aktiva perusahaan. Sumber daya ini didefinisikan sebagai berbagai objek yang tidak mudah didapat serta dibawah kendali perusahaan. Definisi ini berbeda dari model tradisional karena tidak memasukkan piutang usaha. Piutang usaha adalah catatan lama yang hanya menyimpan dan mentransmisikan data. Karena piutang usaha bukan merupakan elemen dasar dari system tersebut, maka tidak perlu dimasukkan dalam basis data. Sebagai gantinya, piutang usaha diturunkan dari selisih antara penjualan ke pelanggan dengan kas yang diterima dari pembayaran penjualan.

Kegiatan

Kegiatan (event) ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi berbagai perubahan dalam sumber daya. Fenemona ini dapat berasal dari berbagai aktivitas seperti produksi, perdagangan, konsumsi, dan distribusi. Kegiatan bernilai ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting dalam system akuntansi serta harus ditangkap dalam bentuk yang sangat terperinci untuk menyediakan basis data yang lengkap.

Pelaku

Pelaku (agent) ekonomi adalah  orang-orang dan departemen yang berpartisipasi dalam kegiatan ekonomi. Pihak-pihak tersebut adalah pihak dalam dan luar perusahaan dengan kemampuan untuk memilih sendiri menggunakan atau membuang sumber daya yang bernilai ekonomi. Contoh pelaku adalah staf administrasi bagian penjualan, tenaga kerja bagian produksi, staf administrasi bagian pengiriman, serta para pemasok.

Model REA mensyaratkan agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten dengan pengembangan berbagai tampilan untuk beberapa pengguna. Data bisnis jangan diformat terlebih dahulu atau dibatasi secara buatan dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dari kegiatan ekonomi yang mendasarinya. Jadi, prosedur dan basis data REA distrukturisasi di sekitar kegiatan, bukan pada catatan akuntansi seperti jurnal, buku besar, daftar akun, dan pembukuan berpasangan (double-entry accounting).

MODEL SISTEM ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya. ERP menembus berbagai hambatan fungsional tradisional dengan menfasilitasi adanya data bersama di antara  semua pengguna di perusahaan. Implementasi sistem ERP dapat berupa pengambilalihan besar-besaran, hingga dapat memakan waktu beberapa tahun, karena komplesitas dan ukurannya, sedikit perusahaan yang bersedia untuk dapat menyediakan sumber daya keuangan serta fisik dan menanggung resiko untuk mengembangkan  sistem ERP secara internal.

Salah satu masalah dengan model yang distandardisasi adalah model tersebut tidak selalu memenuhi  kebutuhan perusahaan yang sebenarnya. Contohnya, sebuah produsen tekstil di India yang mengimplementasikan peranti lunak  ERP hanya mendapati  modifikasi yang luas, tidak terduga, dan mahal yang  harus dilakukan pada sistem tersebut. ERP tidak akan memungkinkan pengguna untuk memberikan dua harga pada gulungan kain yang sama. Produsen tersebut menetapkan suatu harga untuk komsumsi kosmetik, tetapi menetapkan harga lain (empat kali lebih tinggi) untuk produk yang diekspor. Akan tetapi sistem ERP tidak memberikan cara untuk menetapkan dua harga untuk barang yang sama dengan tetap mempertahankan perhitungan persediaan yang akurat.

Perusahaan yang dapat mengimplementasikan ERP  dengan baik harus memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP, memodifikasi ERP agar sesuai dengan bisnisnya, atau biasanya memodifikasi keduanya. Seringkali, aplikasi peranti lunak tradisional, perlu dihubungkan ke ERP untuk menangani berbagai  fungsi bisnis yang unik, terutama pada pekerjaan yang berkaitan erat dengan industri. Aplikasi-aplikasi ini, yang seringkali disebut  sebagai bolt-on, tidak selalu didesain untuk  berkomunikasi dengan peranti lunak ERP. Proses untuk menyelaraskan seluruh sistem dapat menjadi cukup rumit dan kadang gagal, hingga menghasilkan kerugian besar  bagi perusahaan. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi penghematan dari segi efisien akan sangat signifikan. Pihak manajemen  perusahaan harus sangat berhati-hati dalam memutuskan ERP mana, jika ada, yang terbaik untuk perusahaan.